07 Ott Come le funzioni di amministrazione e di controllo possono aiutare a far crescere un’azienda in trasformazione: intervista allo staff amministrativo
Le protagoniste di oggi fanno parte di un comparto che lavora dietro le quinte, ma essenziale per la sopravvivenza di qualsiasi azienda. Parliamo dell’amministrativo che svolge un ruolo estremamente importante e molto spesso delicato. Parliamo di Raffaella Giust – Resp. Amministrativa – Rosita Fumagalli – Gestione amministrativa servizi – Paola Ghidoli – Gestione ordini – ed Elena Molteni – Supporto amministrativo – che ci raccontano come il loro lavoro rappresenti un cardine fondamentale nella costruzione del rapporto fiduciario con il cliente.
L’INTERVISTA
Lo staff è la parte dell’azienda che è poco o per nulla visibile all’esterno: Quanto l’amministrazione e la parte finanziaria è importante in un’azienda commerciale in crescita?
“L’attività di rivendita informatica spazia da attività a valore ad attività a volume: le attività a volume sono consumatrici di risorse finanziarie ed hanno un coefficiente di rischiosità più alto, mentre le attività a progetto sono più predicibili ed in qualche modo controllabili anche se spesso è più difficile stabilire delle milestone sicure. L’attività di gestione finanziaria di cashflow in un contesto di volumi, ma povero di marginalità, diventa una funzione vitale per garantire la sostenibilità aziendale e le risorse per continuare ad essere operativi. Dal punto di vista più tecnico, la fase amministrativa risente comunque dello stress di gestione di un alto numero di transazioni che coinvolgono le relazioni con i fornitori e con le banche. In un momento di incertezza come quello che stiamo vivendo la disponibilità di risorse finanziarie, la reputazione di solvibilità, la gestione dei fidi, diventa una delle priorità ed è la base strategica del nostro lavoro.”
Nel rapporto con il cliente quanto è importante la puntualità e la trasparenza nei report di attività e di avanzamento dei progetti e relativi step di fatturazione?
“Il rapporto con il cliente si costruisce anche con la trasparenza su tutte le attività tecniche, siano esse di supporto contrattualizzato, oppure di interventi di supporto urgente e non codificato. Spesso bisogna far fronte a interventi senza preventiva copertura con ordini, e soprattutto in questi casi la puntualità e la trasparenza di rendicontazione rendono il rapporto con il cliente fiduciario. La gestione di progetti che coinvolgono molteplici risorse e attività complesse sono d’altro canto un altro grande pilastro su cui si costruisce la relazione con il cliente. Clienti da una parte, consulenti tecnici dall’altra, hanno sempre bisogno di un punto di riferimento che raccordi attività e avanzamento dei contratti venduti. Da queste attività si possono anche simulare ritorni e cash flow di progetto per integrare le simulazioni finanziarie aziendali”.
L’approvvigionamento di tecnologie e prodotti è fondamentale quanto gli skill interni per implementare i progetti: perchè è importante gestire la catena dei fornitori, creare le sinergie ed essere competitivi sia sui prezzi che sui tempi di consegna?
“Quello che i clienti si aspettano da noi è competenza sui prodotti, sulle alternative migliori, ma anche velocità di implementazione delle soluzioni. La disponibilità degli strumenti e delle tecnologie nei tempi richiesti è un altro parametro fondamentale che il cliente apprezza ed esige. La capacità di conoscere i prodotti, saper definire canali di approvvigionamento convenienti e soprattutto la disponibilità della merce è un fattore altrettanto strategico quanto la facoltà operativa di renderli funzionanti in un contesto specifico. Pur avendo rapporti con diversi fornitori, non commettiamo l’errore di ricercare solo la condizione del prezzo per ogni singola fornitura, ma creiamo una rapporto di fiducia con la nostra filiera a monte, dove abbiamo identificato fornitori preferiti per tipologie o linee di prodotto, che ci permettano di crescere sia sulla conoscenza delle tecnologie sia sulla previsione dei fabbisogni di prodotti. Di fatto stiamo realizzando il concetto di filiera strutturata e sinergica a disposizione dei nostri clienti.“