Informativa e condizioni d’uso del Chatbot AI

Informativa e condizioni d’uso del Chatbot AI 

1. Che cos’è il Chatbot AI

Il Chatbot AI di Systema S.r.l. è un sistema automatizzato di assistenza digitale progettato per fornire informazioni preliminari su prodotti, servizi, procedure, contenuti e richieste frequenti relative alle attività di Systema S.r.l.. 

Quando utilizzi questo servizio, stai interagendo con un sistema di intelligenza artificiale e non con un operatore umano. 

Il Chatbot è progettato per offrire un supporto informativo iniziale; per richieste complesse o che richiedano una valutazione specifica, potresti essere indirizzato alla comunicazione verso il nostro servizio clienti o ad altro canale di contatto umano. 

2. Limiti del servizio

Il Chatbot fornisce risposte generate automaticamente sulla base delle informazioni disponibili nel sistema al momento della richiesta. Pur adottando misure ragionevoli per migliorare qualità, pertinenza e affidabilità del servizio, le risposte: 

• possono essere incomplete; 

• possono non essere aggiornate in tempo reale; 

• possono contenere errori o imprecisioni; 

• non sostituiscono assistenza personalizzata, consulenza professionale o valutazioni individuali. 

Le informazioni fornite dal Chatbot devono quindi essere utilizzate come supporto preliminare e non come unica base per decisioni rilevanti. 

3. Uso corretto del chatbot

Ti chiediamo di utilizzare il Chatbot in modo corretto e di non inserire dati personali non necessari. In particolare, salvo stretta necessità, non devono essere comunicati tramite chat: 

• dati relativi alla salute; 

• dati giudiziari; 

• dati bancari o di pagamento; 

• credenziali di accesso; 

• copie di documenti di identità; 

• dati personali di terzi; 

• altre informazioni particolarmente sensibili o riservate. 

Questo approccio è coerente con il principio di minimizzazione dei dati, secondo cui devono essere trattati solo dati adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità perseguite. 

4. Assenza di esonero generale di responsabilità

Systema S.r.l. si impegna a gestire il Chatbot nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione, sicurezza e responsabilizzazione del titolare del trattamento. 

L’uso del Chatbot da parte dell’utente richiede comunque attenzione e valutazione critica delle risposte ricevute, in considerazione della natura automatizzata del servizio. 

Nessuna previsione della presente policy deve essere interpretata nel senso di escludere o limitare gli obblighi legali che gravano su Systema S.r.l. in relazione al trattamento dei dati personali o alla messa a disposizione del servizio. 

Informativa privacy relativa al Chatbot AI 

• Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento dei dati personali effettuato tramite il Chatbot AI è: 

Systema S.r.l. 

1. 1. • Sede legale: Viale Como 40, Giussano (MB) 
   2. • Email: info@systemasrl.it  
   3. • PEC systemasrl95@legalmail.it  
   4. • Telefono:+39 0362 31391  

• Dati trattati

Nel contesto dell’utilizzo del Chatbot possiamo trattare: 

• • dati identificativi e di contatto eventualmente forniti dall’utente; 

• • contenuto dei messaggi inviati tramite la chat; 

• • dati tecnici relativi alla sessione e all’utilizzo del servizio; 

• • log e metadati necessari alla sicurezza, al monitoraggio tecnico e alla prevenzione di abusi. 

• Finalità del trattamento

I dati personali trattati tramite il Chatbot sono utilizzati per le seguenti finalità: 

a) Gestione della richiesta dell’utente

Per consentire al sistema di ricevere la domanda, elaborarla e fornire una risposta. 

b) Sicurezza del servizio e prevenzione di abusi

Per rilevare accessi anomali, uso improprio del Chatbot, attività illecite o tentativi di compromettere il funzionamento del servizio. 

c) Miglioramento del servizio

Per verificare la qualità delle risposte, correggere errori, migliorare i flussi conversazionali, prevenire contenuti inappropriati e ottimizzare le prestazioni del sistema di chat. Le informazioni inserite dall’utente non vengono in qualsiasi modo utilizzate per addestrare il modello né condivise con soggetti terzi. 

d) Adempimento di obblighi di legge e tutela dei diritti del titolare

Per adempiere ad obblighi normativi, gestire contestazioni, esercitare o difendere diritti in sede stragiudiziale o giudiziaria. 

• Base giuridica del trattamento

Le basi giuridiche del trattamento sono le seguenti: 

• • per le finalità di cui alle lett. a): esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato o esecuzione del servizio richiesto; 
  • per la finalità di cui alla lett. b): legittimo interesse del titolare alla sicurezza, continuità e integrità del servizio; 
  • per la finalità di cui alla lett. c): legittimo interesse del titolare al miglioramento della qualità del servizio, con misure di limitazione degli accessi e minimizzazione dei dati; 
  • per la finalità di cui alla lett. d): adempimento di obblighi legali o legittimo interesse alla difesa dei propri diritti. 

Qualora Systema S.r.l. intenda utilizzare i contenuti delle conversazioni per una finalità ulteriore distinta, tale finalità deve essere resa in modo specifico prima del trattamento, con indicazione della relativa base giuridica. 

• Conferimento dei dati

Il conferimento dei dati è facoltativo, ma il mancato inserimento delle informazioni minime necessarie può impedire al Chatbot di fornire risposta o di instradare correttamente la richiesta. 

• Monitoraggio e revisione umana delle conversazioni

Le conversazioni con il Chatbot possono essere sottoposte a revisione umana, anche a campione, da parte di personale autorizzato e istruito, esclusivamente per: 

• • controllo qualità; 

• • correzione di errori; 

• • prevenzione di abusi; 

• • sicurezza del servizio; 

• • gestione di richieste complesse; 

• • miglioramento dei processi di assistenza. 

L’accesso alle conversazioni è limitato ai soggetti che ne abbiano effettiva necessità in ragione delle funzioni svolte, nel rispetto delle misure tecniche e organizzative adeguate. 

• Processi automatizzati

Il Chatbot utilizza strumenti automatizzati per elaborare le richieste e generare risposte. 

Il servizio non adotta decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici sull’utente o incidano in modo analogo significativamente sulla sua persona. 

Se, in specifici processi, dovessero essere utilizzati meccanismi decisionali automatizzati rilevanti ai sensi dell’art. 22 del GDPR, saranno fornite le informazioni previste dalla normativa, incluse quelle sulla logica utilizzata, sull’importanza e sulle conseguenze del trattamento, nonché sulle garanzie riconosciute all’interessato. 

• Conservazione dei dati

I dati personali trattati tramite il Chatbot sono conservati per un periodo non superiore a quello necessario al perseguimento delle finalità per cui sono raccolti, in conformità al principio di limitazione della conservazione. 

Salvo esigenze diverse da specificare in relazione al servizio effettivamente erogato, i tempi di conservazione possono essere così definiti: 

• • conversazioni del Chatbot: 30 giorni; 

• • log tecnici e di sicurezza: 6 mesi; 

• • dati utilizzati per verifiche qualitative o miglioramento del servizio, preferibilmente in forma minimizzata o pseudoanonimizzata ove possibile. 

• Destinatari dei dati

I dati personali possono essere trattati da: 

• • personale interno autorizzato; 

• • autorità o soggetti legittimati nei casi previsti dalla legge. 

Quando tali soggetti trattano dati per conto del titolare, sono selezionati tra soggetti che presentano garanzie sufficienti e sono vincolati contrattualmente ai sensi del GDPR. 

• Trasferimenti di dati fuori dallo SEE

Il servizio chatbot non comporta un trasferimento di dati personali verso Paesi non appartenenti allo Spazio Economico Europeo.

• Diritti dell’interessato

L’interessato può esercitare, nei casi previsti, i diritti riconosciuti dagli articoli 15-22 GDPR, tra cui: 

• • diritto di accesso; 

• • diritto di rettifica; 

• • diritto alla cancellazione; 

• • diritto di limitazione del trattamento; 

• • diritto di opposizione; 

• • diritto alla portabilità dei dati, ove applicabile. 

L’interessato ha inoltre diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo competente. 

Le richieste possono essere inviate a: privacy@systemasrl.it. 

• Minori e soggetti vulnerabili

Il Chatbot non è destinato a minori di anni 18. 

Se vieni a conoscenza del fatto che un minore ha utilizzato il servizio in violazione di tale limitazione, ti chiediamo di contattarci ai recapiti sopra indicati. 

• Modifiche alla presente policy

Systema S.r.l. si riserva di aggiornare la presente informativa e le condizioni d’uso del Chatbot in qualsiasi momento, anche in ragione di modifiche normative, evoluzioni tecniche del servizio o cambiamenti organizzativi. La versione aggiornata sarà pubblicata su questa pagina con indicazione della data di ultimo aggiornamento.