La gestione documentale: i vantaggi con Autodesk Vault Basic

La gestione documentale: i vantaggi con Autodesk Vault Basic

 

La corretta gestione documentale è uno degli argomenti scottanti che concorrono al miglioramento dell’efficienza nell’ufficio tecnico.

 

Grazie a un approccio sistematico all‘archiviazione e a workflow ben definiti, i sistemi di gestione dati assicurano un altissimo livello di organizzazione e affidabilità, quello richiesto per rimanere competitivi nell‘attuale ambiente di sviluppo del prodotto.

La quantità sempre più grande di dati, inoltre, non può più essere controllata senza un sistema di gestione.

 

L’utilizzo di un gestore documentale come Vault Basic permette di ottenere notevoli vantaggi, risparmiare tempo nella progettazione, ottimizzarla, gestire e monitorare i processi di creazione e documentazione dei dati grazie ad alcune funzionalità che vedremo di seguito descritte.

 

#1. Archiviazione del dato in sicurezza

Utilizzando il fileserver per l’archiviazione del dato, l’unico strumento di protezione è la password: questa può essere soggetta a manomissioni, può essere dimenticata facilmente e necessita di frequenti cambi per risultare il più sicura possibile. Autodesk Vault Basic contiene strumenti dedicati per la sicurezza dei dati. Per la protezione, ai singoli utenti vengono assegnati ruoli e autorizzazioni che definiscono l’ambito delle azioni consentite e specificano i Vault ai quali hanno accesso. È possibile creare gruppi di utenti e assegnare ruoli e autorizzazioni ad un gruppo specificato. Anche il controllo degli accessi risulta sempre monitorato. Il dato, inoltre, viene archiviato e criptato all’interno di un database sql.

 

 

#2 Condivisione, ricerca e riutilizzo del CAD

I dati archiviati sul filesystem possono essere ricercati solo manualmente e con un notevole spreco di tempo. Con Autodesk Vault Basic, utilizzando una serie di metodi – come le ricerche salvate e
tasti di scelta rapida – sarà possibile trovare e organizzare i dati. Utilizzando Vault di Autodesk si riduce notevolmente il tempo necessario per trovare le informazioni, in modo da poter dedicare più tempo alla progettazione. E’ possibile inoltre gestire le proprietà del documento CAD: durante la fase di archiviazione dei dati l’utente sarà in grado di aggiungere diverse proprietà che caratterizzano i componenti – azione impossibile da effettuarsi su filesystem. In questo modo i diversi utenti saranno sempre in grado di eseguire ricerche, rintracciare i files all’interno di Vault e riutilizzarli, evitandone costosi rifacimenti.

 

#3 Check-in e check out

 

Con Autodesk Vault Basic è possibile eseguire l’estrazione (check out )  e l’archiviazione (check  in  ) del modello e dei file  in modalita’ esclusiva. Nella fase di check-out  il Vault comunica a tutti coloro che operano sul progetto che il relativo file e’ in modifica e quindi evita errori o sovrascritture.

 

 

#4 Gestione documenti Office riguardanti la commessa o il progetto

 

Autodesk Vault Basic è in grado di archiviare e gestire tutta la documentazione proveniente da software quali excel, word pdf, e-mail, xl etc.. che vanno a completare le informazioni relative al progetto. E’ altresì possibile integrate facilmente i dati di progetto di Vault in documenti, fogli di calcolo e presentazioni di Microsoft Office.

 

#5 Copia di un progetto

 

In Autodesk Vault possibile configurare in modo semplice i file che si desiderano sostituire, riutilizzare o copiare in nuovi progetti, mantenendo i legami 3D-2D. Da filesystem tale operazione può essere fatta manualmente, perdendo però i riferimenti con il bidimensionale.

 

#6 Visualizzazione, stampa e condivisione del dato archiviato per gli utenti NON CAD

 

Systema ha sviluppato un applicativo su base Vault – SyView –  per rendere accessibili i documenti di progettazione al di fuori dell’ufficio tecnico e per la gestione avanzata delle stampe.

 

Ecco i principali vantaggi e le funzionalita di SyView:

 

RICERCA FILE:

 

  • E’ possibile recuperare un file archiviato mediante un sistema di ricerca basato sulle proprietà associate ai documenti e non solo utilizzando semplicemente il nome del file

 

VISUALIZZAZIONE FILE:

 

  • SyView permette di visualizzare i file archiviati e permette, con un semplice click, di convertite i documenti in formato pdf.

 

STAMPA:

  • Risolve il problema della gestione della stampa di grandi quantità di documenti riducendo al minimo le operazioni di ogni utente.
  • Gestisce in automatico l’indirizzamento della stampa in base al formato del foglio.
  • Gestisce tutti i formati foglio e la stampa su plotter.
  • Gestisce l’importazione e l’esportazione degli elenchi dei file da stampare.

 

CONDIVISIONE:

 

I file utilizzati sono molto leggeri (il rapporto di comprensione può arrivare a 1:70), quindi anche l’invio degli stessi tramite e-mail è più semplice e sicuro.

 

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Ndr: l’articolo è il risultato di una iniziativa denominata “Vault Basic Week” svoltasi dal 12 al 16 marzo 2018. Durante quella settimana questa pagina di blog è stata arricchita quotidianamente  con informazioni utili e argomenti di interesse (ogni giorno un vantaggio, per 6 giorni) sulla gestione del dato tecnico con Autodesk Vault Basic.

 

 

 

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